Mutuelle et prévoyance d’entreprise par convention collective

Un salarié couvert comme ayant droit par la mutuelle collective et obligatoire de son conjoint peut demander à être dispensé d’adhérer au régime de l’entreprise. C’est une dispense de droit, prévue par l’article D. 911-2 du Code de la sécurité sociale : elle s’applique même si l’acte de mise en place de l’entreprise ne la mentionne pas. La demande est écrite, présentée à l’embauche, à la mise en place du régime ou à la date d’effet de la couverture du conjoint, et accompagnée d’une attestation à renouveler chaque année. Sans demande écrite ni justificatif, le salarié doit être affilié.

L’adhésion à la mutuelle d’entreprise est obligatoire : un salarié ne peut s’y soustraire que dans un cas de dispense prévu par les textes ou par l’acte de mise en place. Les dispenses de droit (complémentaire santé solidaire, contrat individuel jusqu’à son échéance, couverture collective obligatoire par ailleurs, contrat court) valent dans toutes les entreprises ; les dispenses facultatives ne jouent que si l’acte les prévoit. Lorsque le régime a été mis en place par décision unilatérale avec une cotisation à la charge du salarié, celui qui était déjà présent à cette date peut aussi refuser d’y adhérer (article 11 de la loi du 31 décembre 1989). Dans tous les cas, la demande ou le refus est écrit et conservé par l’employeur.

Un salarié qui travaille pour plusieurs employeurs et qui est déjà couvert par la mutuelle collective et obligatoire de l’un d’eux peut demander à être dispensé d’adhérer chez les autres. C’est une dispense de droit (article D. 911-2 du Code de la sécurité sociale), applicable même si l’acte de l’entreprise ne la prévoit pas. Il en fait la demande par écrit et fournit chaque année une attestation de sa couverture. À défaut de demande, il est affilié et cotise chez chacun de ses employeurs : la double affiliation n’est pas interdite.

Un apprenti ou un salarié à temps partiel peut être dispensé d’adhérer à la mutuelle lorsque sa cotisation atteindrait au moins 10 % de sa rémunération brute. C’est une dispense facultative : elle ne s’applique que si l’acte de mise en place de l’entreprise (décision unilatérale, accord ou référendum) la prévoit expressément, conformément à l’article R. 242-1-6 du Code de la sécurité sociale. Si l’acte ne la prévoit pas, le salarié doit être affilié, sauf s’il relève d’une dispense de droit. La demande est écrite et conservée par l’employeur.

Un salarié en CDD ou en contrat de mission dont la couverture par le régime collectif durerait moins de trois mois peut demander à en être dispensé, s’il justifie d’une couverture individuelle respectant les règles du contrat responsable (articles L. 911-7 et D. 911-6 du Code de la sécurité sociale). Il a alors droit au versement santé, une aide mensuelle de l’employeur qui remplace sa participation au régime (article L. 911-7-1). Ce versement n’est pas dû si le salarié bénéficie de la complémentaire santé solidaire ou d’une couverture collective et obligatoire, y compris comme ayant droit. Le salarié qui ne demande rien est affilié comme les autres.

Un salarié couvert par la complémentaire santé solidaire peut demander à être dispensé d’adhérer à la mutuelle d’entreprise, jusqu’à la date à laquelle il cesse d’en bénéficier. C’est une dispense de droit (article D. 911-2 du Code de la sécurité sociale) : elle s’applique même si l’acte de mise en place ne la prévoit pas. La demande est écrite et accompagnée de l’attestation de droits, qui indique la période couverte. À la fin de ses droits, le salarié est affilié au régime de l’entreprise, sauf s’il obtient le renouvellement de la C2S et fournit sa nouvelle attestation. La dispense est une faculté : le salarié qui préfère adhérer au régime le peut.

Un salarié couvert par une mutuelle individuelle au moment de son embauche, ou de la mise en place du régime, peut demander à être dispensé d’adhérer jusqu’à l’échéance de son contrat. C’est une dispense de droit (article D. 911-2 du Code de la sécurité sociale). Il fournit une attestation de son assureur mentionnant la date d’échéance ; à cette date, il est affilié au régime de l’entreprise, et le renouvellement de son contrat individuel ne prolonge pas la dispense. Il reste libre de conserver sa mutuelle individuelle à ses frais, en complément, mais il cotise alors aussi au régime collectif.

Le rattachement des ayants droit dépend du contrat de l’entreprise et de l’acte de mise en place. Trois situations : la couverture de la famille est obligatoire, et la cotisation famille s’applique avec la part patronale prévue ; elle est facultative, et le salarié choisit de rattacher son conjoint, son partenaire ou ses enfants en payant en général la cotisation correspondante ; elle n’est pas prévue. La demande passe par le bulletin d’affiliation ou un avenant, avec les justificatifs : livret de famille ou acte de naissance, attestation de Pacs, justificatif de vie commune. Les enfants restent couverts jusqu’à l’âge et dans les conditions fixés par le contrat (études, apprentissage, recherche d’emploi).

Depuis le 1er janvier 2016, l’employeur affilie chaque salarié à la mutuelle collective et obligatoire de l’entreprise dès son embauche, sauf dispense demandée par écrit et justifiée (article L. 911-7 du Code de la sécurité sociale). Un salarié qui n’a pas été affilié alors qu’il aurait dû l’être ne perd pas ses droits : l’employeur, responsable de l’omission, lui doit l’équivalent des remboursements que le contrat lui aurait versés, sur présentation des décomptes de la sécurité sociale et des factures. La première démarche consiste à demander à l’organisme assureur l’affiliation à la date à laquelle elle aurait dû prendre effet, avec régularisation des cotisations ; si l’assureur n’accepte pas de prendre en charge les soins antérieurs, l’employeur les rembourse lui-même à hauteur des garanties du contrat. Lorsque l’entreprise n’a aucun régime, elle le met en place sans délai.

Tout nouveau salarié est affilié à la mutuelle d’entreprise dès son premier jour de travail : aucune condition d’ancienneté n’est admise en frais de santé. L’employeur lui remet l’acte de mise en place s’il s’agit d’une décision unilatérale, la notice d’information de l’organisme assureur et le bulletin d’affiliation, et lui signale les cas de dispense. S’il souhaite être dispensé, il le demande par écrit au moment de l’embauche, avec le justificatif correspondant. En prévoyance, l’affiliation est également immédiate, sauf condition d’ancienneté prévue par l’acte et admise par la convention collective, de douze mois au plus.

À la fin du contrat de travail, le salarié est radié du régime à la date de la rupture. S’il est pris en charge par l’assurance chômage et que la rupture n’est pas due à une faute lourde, il conserve gratuitement ses garanties de santé et de prévoyance pendant sa période d’indemnisation, pour une durée égale à celle de son dernier contrat de travail et dans la limite de douze mois (article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale). L’employeur mentionne ce maintien dans le certificat de travail et informe l’organisme assureur de la rupture. Une démission n’ouvre ce droit que si elle est indemnisée par l’assurance chômage.

La portabilité (article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale) maintient gratuitement, après la rupture du contrat de travail, les garanties dont le salarié bénéficiait dans l’entreprise : elle suppose que ses droits aient été ouverts, c’est-à-dire qu’il ait été affilié au régime. Un salarié qui avait obtenu une dispense d’adhésion n’était pas couvert : il n’a pas droit à la portabilité, et l’employeur le lui indique par écrit. En revanche, un salarié qui aurait dû être affilié et ne l’a pas été, par oubli ou parce que l’entreprise n’avait pas mis de mutuelle en place, est en droit d’obtenir de son employeur l’équivalent de la portabilité : l’employeur est responsable de l’omission et répare le préjudice, pour la durée du maintien auquel le salarié aurait pu prétendre, égale à celle de son dernier contrat de travail dans la limite de douze mois.

Lorsque le contrat de travail est suspendu et que le salarié reste indemnisé par l’employeur (maintien total ou partiel du salaire, indemnités journalières complémentaires financées au moins en partie par l’employeur, activité partielle), il conserve la mutuelle et la prévoyance de l’entreprise, et l’employeur continue de verser sa part. La part du salarié reste due. Pendant une suspension non indemnisée, comme un congé parental à temps plein ou un congé sans solde, ce maintien n’est pas obligatoire : il dépend de l’acte de mise en place et du contrat d’assurance, qui peuvent permettre au salarié de conserver sa couverture en payant la totalité de la cotisation.

La naissance ou l’adoption d’un enfant ne modifie pas l’affiliation du salarié. Pendant le congé de maternité, de paternité, d’adoption ou de naissance, sa couverture est maintenue avec la participation de l’employeur dès lors que le congé est indemnisé avec un complément de l’employeur ; lorsque seules les indemnités journalières de la sécurité sociale sont versées, le maintien dépend de l’acte et du contrat, qui le prévoient le plus souvent. Le rattachement de l’enfant se demande à l’organisme assureur avec l’acte de naissance, dans le délai fixé par le contrat ; beaucoup de contrats le font prendre effet à la date de naissance lorsque la demande arrive dans ce délai. Selon la structure tarifaire, la cotisation du salarié change (passage d’isolé à famille) ou non (tarif unique, gratuité à partir d’un certain nombre d’enfants).

Le passage à temps partiel ne change pas l’affiliation : le salarié reste couvert par la mutuelle et la prévoyance, avec la même part patronale. Une cotisation santé forfaitaire ne varie pas ; une cotisation en pourcentage du salaire ou du plafond suit la nouvelle rémunération. En prévoyance, les cotisations exprimées en pourcentage du salaire baissent avec lui, et les prestations calculées sur le salaire aussi. Un seul point ouvre une option : si la part salariale de la cotisation santé atteint au moins 10 % de la rémunération brute, le salarié peut demander une dispense, à condition que l’acte de mise en place la prévoie (article R. 242-1-6 du Code de la sécurité sociale).

Un dirigeant assimilé salarié (président ou directeur général de SAS, gérant minoritaire ou égalitaire de SARL) peut bénéficier de la mutuelle et de la prévoyance de l’entreprise à deux conditions : relever du régime général de la sécurité sociale, et figurer expressément dans l’acte de mise en place, car un mandataire sans contrat de travail n’est pas couvert par les mots « ensemble du personnel » ou « salariés ». Sa cotisation suit alors les mêmes règles de répartition et d’exonération que celles des salariés. Un gérant majoritaire de SARL ou un entrepreneur individuel ne peut pas adhérer au régime collectif : il relève d’un contrat individuel, déductible dans le cadre Madelin.

Dès qu’un salarié relève des articles 2.1 ou 2.2 de l’accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 (cadres et assimilés cadres), l’employeur doit verser pour lui une cotisation de prévoyance d’au moins 1,50 % de la tranche 1 de son salaire, à sa charge exclusive et affectée en priorité à la couverture du décès. Le salarié change de catégorie dans le contrat de prévoyance à la date de sa promotion. À défaut de couverture, si le cadre décède, l’employeur doit verser à ses ayants droit une somme égale à trois plafonds annuels de la sécurité sociale. La convention collective précise le plus souvent quels niveaux de classification relèvent de ces catégories : c’est elle qu’il faut lire en premier.

Lorsque la cotisation augmente, tout dépend de ce que prévoit l’acte de mise en place. S’il fixe une répartition en pourcentage et précise que les évolutions de cotisation se répartissent dans les mêmes proportions, la hausse s’applique sans nouvel acte. S’il fixe des montants en euros, ou si l’employeur veut modifier la répartition ou les garanties, une décision unilatérale modificative est nécessaire : information des représentants du personnel s’il en existe, remise du nouvel acte à chaque salarié et délai de prévenance suffisant. La part de l’employeur ne peut jamais descendre sous 50 % de la cotisation santé obligatoire, ni sous le niveau fixé par la convention collective.

Une cotisation de mutuelle ou de prévoyance mal précomptée se régularise sur les bulletins suivants, dans les deux sens. Si le salarié a trop payé, l’employeur lui rembourse la différence. S’il n’a pas assez payé, l’employeur retient le complément sur les salaires à venir, dans la limite de la fraction saisissable du salaire, et l’explique par écrit. La régularisation porte sur trois ans au plus (prescription des salaires, article L. 3245-1 du Code du travail). Elle s’accompagne d’une correction de la DSN et, si les montants versés à l’organisme assureur étaient eux-mêmes faux, d’une régularisation avec lui. L’acte de mise en place, le contrat et la paie doivent dire la même chose : c’est cette cohérence que l’Urssaf vérifie.

Quand la convention collective applicable change, à la suite d’un changement d’activité principale, d’une fusion de branches ou d’une réorganisation, les obligations de mutuelle et de prévoyance changent avec elle : garanties minimales, taux et part patronale, catégories de personnel, dispenses admises, parfois organisme recommandé. Le contrat en place est comparé aux nouvelles exigences et relevé s’il est en dessous ; l’acte de mise en place est mis à jour et remis aux salariés ; le code IDCC est corrigé en DSN et sur les bulletins. En cas de fusion de branches, les stipulations de la convention absorbée continuent de s’appliquer jusqu’à la conclusion d’un accord de remplacement, pendant cinq ans au plus (article L. 2261-33 du Code du travail), ce qui laisse le temps d’ajuster les contrats.

En principe, une entreprise applique une seule convention collective, celle de son activité principale, à tous ses établissements. Un établissement ne relève d’une autre convention que s’il exerce une activité nettement distincte et autonome. Dans ce cas, chaque population doit bénéficier d’un régime conforme à sa propre convention : l’entreprise met en place soit des régimes distincts par convention, chacun collectif et obligatoire pour la population qu’il couvre, soit un régime unique aligné sur les exigences les plus élevées. L’acte de mise en place précise le champ de chaque régime, et la DSN porte le code IDCC propre à chaque établissement.

Un contrat collectif de frais de santé peut être résilié à tout moment après un an de souscription : la résiliation prend effet un mois après sa réception par l’assureur, et le nouvel organisme peut se charger de la démarche (loi du 14 juillet 2019). Un contrat de prévoyance se résilie à son échéance annuelle, en respectant le préavis prévu au contrat, le plus souvent de deux mois. Le changement d’assureur n’impose pas de refaire l’acte de mise en place si celui-ci ne nomme pas l’assureur et si les garanties comme le financement restent inchangés. Chaque salarié reçoit la notice d’information du nouvel organisme.

Le salarié absent (arrêt de travail, congé de maternité, congé parental) est transféré chez le nouvel assureur comme les autres, à la date d’effet du nouveau contrat, dès lors que sa couverture est maintenue pendant l’absence. En frais de santé, l’employeur l’affilie et lui adresse la nouvelle notice d’information par lettre recommandée ou par tout moyen donnant date certaine, puisqu’il ne peut pas la signer sur place. En prévoyance, l’arrêt en cours reste indemnisé par l’ancien assureur, qui doit maintenir les prestations nées pendant son contrat (article 7 de la loi du 31 décembre 1989) ; le nouvel assureur couvre les événements postérieurs, et les deux organismes s’organisent pour la revalorisation (article L. 912-3 du Code de la sécurité sociale).

La rente d’invalidité versée par l’ancien assureur continue de l’être après la résiliation : les prestations nées pendant l’exécution du contrat lui restent acquises (article 7 de la loi du 31 décembre 1989), et leur revalorisation est organisée entre l’ancien et le nouvel organisme (article L. 912-3 du Code de la sécurité sociale). Si le contrat de travail n’est pas rompu, le salarié reste affilié au régime de frais de santé et passe chez le nouvel assureur avec les autres, dès lors que sa couverture est maintenue pendant la suspension. Pour la prévoyance, le nouvel assureur le couvre pour les événements futurs, en particulier le décès, à condition d’avoir été informé de l’invalidité en cours avant la signature ; les contrats prévoient souvent l’exonération des cotisations pendant l’invalidité.

Un régime de mutuelle ou de prévoyance mis en place sans acte écrit n’est pas un régime collectif et obligatoire au sens de l’article L. 911-1 du Code de la sécurité sociale, sauf s’il résulte d’un accord de branche que l’entreprise applique tel quel : dans ce cas, l’accord de branche tient lieu d’acte. Dans les autres cas, l’exonération de cotisations sur la part patronale peut être remise en cause lors d’un contrôle, en principe sur les trois dernières années civiles et l’année en cours. La régularisation consiste à rédiger sans attendre une décision unilatérale, ou à négocier un accord ou à organiser un référendum, à la remettre à chaque salarié contre émargement, et à mettre le contrat d’assurance en cohérence avec elle. L’acte ne vaut que pour l’avenir ; pour le passé, l’entreprise réunit les pièces qui montrent que le régime était bien collectif et obligatoire.

Une décision unilatérale ne se périme pas, mais elle ne se prouve que par l’écrit : pour l’Urssaf, un acte introuvable est un acte qui n’existe pas. Avant de conclure à sa perte, il faut la chercher là où elle a pu être conservée : chez l’organisme assureur ou le courtier de l’époque, chez l’ancien expert-comptable, dans les dossiers du comité social et économique, dans les dossiers du personnel (exemplaire remis à l’embauche) ou dans la messagerie de l’entreprise. Si elle reste introuvable, l’entreprise rédige une nouvelle décision qui reprend le régime en vigueur et indique qu’elle se substitue à la décision antérieure, dont la date est rappelée si elle est connue, puis la remet à chaque salarié contre émargement.

Lors d’un contrôle, l’Urssaf vérifie que le régime de mutuelle et de prévoyance est collectif et obligatoire : c’est la condition de l’exonération de cotisations sur la part patronale. Les pièces demandées sont l’acte de mise en place (décision unilatérale, accord ou référendum) et la preuve de sa remise aux salariés, le contrat d’assurance et la notice d’information, les demandes de dispense écrites avec leurs justificatifs, et les bulletins de paie. Le contrôle porte en principe sur les trois années civiles précédentes et l’année en cours. Lorsque le manquement est limité, le redressement est proportionné : il se calcule sur les contributions des seuls salariés concernés, multipliées par 1,5 ou par 3 selon le cas (article L. 133-4-8 du Code de la sécurité sociale).