L’organisme assureur : la société d’assurance, l’institution de prévoyance ou la mutuelle qui porte le contrat. L’employeur n’a pas à la rédiger, et ne doit pas la remplacer par un document maison, qui n’aurait pas la même valeur. Il la demande à l’assureur ou à son courtier à la souscription, à chaque avenant et à chaque changement d’organisme.

Oui. L’article 12 de la loi Évin vise les contrats collectifs couvrant le décès, l’atteinte à l’intégrité physique, la maternité, l’incapacité et l’invalidité. Cela englobe la complémentaire santé et la prévoyance. Les articles L. 141-4 du Code des assurances, L. 932-6 du Code de la sécurité sociale et L. 221-6 du Code de la mutualité s’appliquent aux deux régimes. Une notice par contrat : deux contrats distincts, deux notices.

La DUE, l’accord collectif ou l’accord référendaire crée le régime dans l’entreprise et fixe les catégories, les cotisations et les dispenses. L’écrit constatant la DUE est lui aussi remis à chaque intéressé (article L. 911-1 du Code de la sécurité sociale). Le contrat d’assurance lie l’employeur à l’organisme assureur et n’est pas remis aux salariés. La notice est la traduction du contrat à l’intention des salariés ; c’est elle qui rend les garanties, les exclusions et les formalités opposables. Notre fiche la DUE pour les nuls détaille l’acte fondateur.

Les garanties et leurs modalités d’entrée en vigueur, puis les formalités à accomplir en cas de sinistre. Ensuite, le contenu des clauses de nullité, de déchéance, d’exclusion ou de limitation de garantie, et les délais de prescription. Avec une mutuelle, les statuts de l’organisme sont remis en plus. En pratique, une bonne notice traite aussi les cotisations, les ayants droit, la portabilité, les suspensions du contrat de travail et les réclamations.

Oui, lorsque l’organisme assureur est une mutuelle ou une union régie par le Code de la mutualité : l’article L. 221-6 impose à l’employeur de remettre la notice et les statuts à chaque membre participant, et de pouvoir prouver cette remise. Les statuts sont généralement fournis avec la notice ; ajoutez-les au dossier d’embauche et mentionnez-les sur le récépissé.

Au moment de son affiliation, en pratique le premier jour, avec le dossier d’embauche. L’essentiel est que le salarié connaisse ses garanties et leurs exclusions avant tout sinistre et avant l’expiration des délais de déclaration. Un salarié embauché en cours d’année reçoit la version de la notice en vigueur à sa date d’entrée.

Une information écrite s’impose dans tous les cas. Toute modification des droits et obligations des salariés doit leur être notifiée par écrit, trois mois au minimum avant son entrée en vigueur. Les trois codes le prévoient (articles L. 141-4 du Code des assurances, L. 932-6 du Code de la sécurité sociale et L. 221-6 du Code de la mutualité). Pour les institutions de prévoyance et les mutuelles, les textes prévoient une notice établie à cet effet par l’organisme. Pour les sociétés d’assurance, une information écrite est exigée ; remettre la notice actualisée reste la pratique la plus sécurisante. La loi Évin impose en outre une information écrite préalable pour toute réduction des garanties. Si l’information n’a pas été régulièrement délivrée, la modification ne peut pas être opposée au salarié dans les conditions prévues (Cass. 2e civ. 25 mai 2023, n° 21-15.842).

Oui, à chaque nouvelle souscription, même si les garanties sont reprises à l’identique. L’employeur qui a changé deux fois d’organisme sans remettre les notices a été jugé responsable envers un salarié dont la rente d’invalidité n’était plus revalorisée (Cass. soc. 26 septembre 2018, n° 16-28.110). Pensez aux salariés absents et aux anciens salariés en portabilité.

Oui, la loi n’impose aucune forme. Le courriel doit toutefois permettre de prouver ce qui a été remis, à qui et quand. Joignez la notice, demandez une confirmation écrite, et conservez le courriel et la réponse. Le BOSS admet d’ailleurs le courriel avec accusé de réception pour prouver la remise de la DUE. Pour une preuve plus robuste, préférez la signature électronique ou la lettre recommandée électronique, qui a la valeur du recommandé papier.

Remettez la notice en main propre devant un témoin, qui date et signe le récépissé en mentionnant le refus. Vous pouvez aussi l’envoyer par lettre recommandée avec avis de réception, papier ou électronique. Le refus n’empêche ni la remise ni l’affiliation à un régime obligatoire : la notice informe le salarié, elle ne lui demande aucun engagement.

Il n’est pas affilié, donc il n’est pas adhérent au sens des textes. Mais sa demande de dispense doit mentionner qu’il a été informé par l’employeur des conséquences de son choix (article R. 242-1-6 du Code de la sécurité sociale, BOSS rubrique protection sociale complémentaire). Remettre la notice ou le tableau des garanties auxquelles il renonce est le moyen le plus sûr de rendre ce choix éclairé et de le prouver. Conservez la demande et ses justificatifs, y compris après le départ du salarié.

Oui. Pendant la portabilité, l’ancien salarié bénéficie des mêmes garanties que les salariés en activité (article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale). Il a reçu la notice pendant sa relation de travail. Si les garanties évoluent ou si l’organisme change pendant sa période de maintien, il doit être informé comme les autres, en pratique par courrier ou courriel avec conservation de la preuve.

L’employeur, en sa qualité de souscripteur. Les trois codes le disent expressément. La preuve de la remise de la notice et de l’information relative aux modifications incombe au souscripteur, c’est-à-dire à l’adhérent au sens du Code de la sécurité sociale ou à l’employeur au sens du Code de la mutualité. Le juge ne demande pas au salarié de prouver une absence de remise.

La preuve est libre. Sont notamment admis :

• un récépissé daté et signé ;
• une clause du contrat de travail ou un avenant par lequel le salarié reconnaît avoir reçu la notice ;
• un bulletin d’affiliation comportant cette reconnaissance ;
• un courriel et la réponse écrite du salarié ;
• l’avis de réception d’un recommandé ou le journal d’une signature électronique.

La preuve doit identifier le salarié, la version de la notice et la date. Un affichage, un intranet ou la simple mention du régime sur la paie ne suffisent pas.

Aucun texte propre à la notice ne fixe une durée unique de conservation. Définissez une durée d’archivage tenant compte des délais de prescription applicables et des risques contentieux. Inscrivez-la dans votre registre de traitements, conformément au principe de limitation de la conservation du RGPD. En pratique, beaucoup d’entreprises retiennent la durée de la relation de travail, puis le délai de prescription civile de droit commun après le départ. Pour les dossiers de prévoyance à effets longs (invalidité, rente, décès), une conservation renforcée et documentée peut être justifiée. Elle ne doit pas devenir une conservation indéfinie par principe. Conservez chaque version de la notice avec ses preuves.

D’être condamné à indemniser le salarié du préjudice causé par une information incomplète, le plus souvent une perte de chance de percevoir la prestation. Sont en jeu les indemnités journalières complémentaires, la rente d’invalidité, sa revalorisation ou le capital décès des ayants droit (Cass. soc. 26 septembre 2018, n° 16-28.110 ; Cass. 2e civ. 19 janvier 2023, n° 20-22.503). Le montant peut représenter plusieurs années de prestations.

Non. Seules sont opposables à l’adhérent d’une assurance de groupe les exclusions portées à sa connaissance. La preuve de la remise de la notice incombe au souscripteur (Cass. 2e civ. 30 mars 2023, n° 21-21.008). La règle vaut aussi pour les formalités à accomplir après un sinistre (Cass. 2e civ. 23 janvier 2025, n° 23-16.292). L’assureur qui doit payer malgré l’exclusion peut ensuite chercher à se retourner contre l’employeur défaillant.

La notice n’est pas en elle-même une condition du régime social de faveur des contributions patronales. En revanche, l’inspecteur vérifie l’écrit constatant la DUE remis à chaque intéressé. Il vérifie aussi les demandes de dispense mentionnant l’information du salarié sur les conséquences de son choix, et leurs justificatifs, y compris pour les salariés partis (Cass. 2e civ. 16 octobre 2025, n° 23-16.350). Un dossier complet, notices et preuves de remise comprises, facilite la démonstration du caractère collectif et obligatoire du régime.

Pas dans la remise elle-même, qui est individuelle. Vérifiez en amont les obligations d’information ou de consultation du CSE. Elles dépendent de l’effectif, de l’importance de la modification, de l’acte fondateur et de la convention collective applicable. Lorsqu’une consultation a lieu, présenter la notice et le calendrier de remise à cette occasion est une bonne pratique, qui prévient les contestations ultérieures.

Pour chaque contrat que nous plaçons auprès de nos plus de 30 partenaires assureurs, nous fournissons la notice à jour, un récépissé prérempli et la fiche synthèse à remettre aux salariés. À chaque avenant ou changement d’organisme, nous transmettons la notice actualisée avec le calendrier des trois mois. Nous auditons gratuitement vos preuves de remise existantes. Premier retour sous 24 h ouvrées, comparatif sous 48 h ouvrées, 0 € de frais de courtage, et le comité d’entreprise externalisé offert à vos salariés.